宣城市商业协会档案管理制度

档案资料是协会发展历史的真实凭证，是协会开展各项工作的必 要条件和第一手资料,是协会资产和无形资产的重要组成部分。为加强和规范档案管理，特制订本制度。

一、档案的收集工作１、归档工作。

工作活动中不断产生的文件材料，处理完毕后，由办公室整理立 卷后集中保存。

２、归档范围

（1）                      本会活动筹备期间的可行性研究方案、建议、章程、制度、通知、申请、批示、文件等资料；

（2）                      财务收支明细材料；

（3）                      与协会活动相关的资料；

（4）                      聘用人员合同，人事档案资料；

（5）                      会议记录，新闻媒体相关报道；

（6）                      党群社团组织机构文件；

（7）                      财务账薄、凭证；

（8）                      照片、录音录像（光盘、U 盘等）；

（9）                      基本建设相关材料；

（10）                      工作计划；

（11）                      各种活动的策划书、正式活动实施方案；

（12）                      网上的电子信息（光盘、优盘、硬盘等）；

3.档案收集

依据收文发文登记、打印材料登记、传真收发登记、网上下载材 料登记和日常办公室的资料清单，按活动分类进行收集整理。

二、档案的整理工作

档案的整理，就是把零散的和需要进一步条理化的档案进行基本 的分类、组合、排列和编目，使之成为一个有机的系统。

1.整理的原则

（1）                      必须保持文件之间的历史联系；

（2）                      必须便于保管和使用； 2.整理的程序

（1）                      分类、组卷、卷内文件的整理；

（2）                      案卷封面的编目、案卷的装订、排列；

（3）                      案卷总目录和卷内目录的编制； 三、挡案的管理工作

案卷整理入柜后，要妥善保管。

1.       及时收集档案资料，来文、发文、文字、电子资料、音像资料、刊杂志、领导外出开会、活动带回的资料处理后，要由管理员及时收集回来，以免丢失；

2.       档案柜内要放置樟脑丸、干燥剂以防虫蛀、潮湿而损坏案卷；

3.       档案管理者必须经常翻阅总目录和检索工具，对自己保管的材 料胸中有数，便于很迅速、准确地找到所需案卷资料。

4.       严格执行本会的保密制度，杜绝丢失和泄露案卷资料现象的发

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